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新しいシステムを導入することは、どんな組織にとっても大きな変化（良い悪いに関わらず）をもたらします。しかし、できれば良い方向に変化をもたらしたいところ。今回はHubSpotの導入を成功させるためにキックオフ〜試運転までの間で大事なポイントについて書きました。
キックオフで確認すること
基本的にキックオフは契約直後に行われるものですが、この際、関係者が全員参加しているかは確認しておく必要があります。
キックオフミーティングで決める「導入における成功の定義」、そして支援側に何を求めているのか/何を求められているのか、キックオフ後のネクストアクション等々...全員が明確に理解して終われることが理想です。
キックオフ前に支援側から、導入の目的・現在の課題・組織体制など、サポートする上で必要な情報を求められるでしょう。できる限り記入しておくと、今後のコミュニケーションが楽になる可能性があります。
「お任せ」か「共同」か
HubSpotを導入する際には、HubSpot社やそのパートナーからサポートを受けることが可能ですが、このサポートを受ける際、企業の担当チームは「完全に任せる」か「共同で進める」かの2つの方法を選択できます。
| 完全に任せる | 共同で進める | |
| 特徴 |
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| 導入時の利点 |
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| 発生しうる課題 |
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後者は、より協力的な方法であり、前者はHubSpotやパートナーに多くの主導権を任せる形です。いずれの場合も、支援側は導入を検討している企業の担当チームと緊密に連携し、実装プロセスに関する助言を行います。どちらが優れているかではなく、それぞれに利点と欠点があります。
主要な運用担当者が導入支援のすべての段階に関与することが重要です。後から重要なメンバーが加わり、「これは想定と違う」と言われることは、両者にとって不幸な結果しか招きません。
現場の理解を深める
実装を効果的に進めるためには、まず チームリーダーが組織全体のマーケティング戦略や営業プロセスを明確に定義し、その戦略を新しいCRMを活用してどのように実行するかを具体的に示す必要があります。これにより、組織内の全員が共通の目標に向かって一丸となって取り組むことが可能になります。
たとえば、CRMの運用を適切に設定するためには、全員が顧客の目標や営業プロセスを明確に理解することが不可欠です。具体的には、以下のようなポイントを明確にする必要があります。
- 取引パイプラインの各ステージの定義（例：リード → 商談 → 成約 など）
- 各ステージで入力すべき必須プロパティー（例：商談の金額、決裁者の有無）
- 取引成立後のフォローアップの流れ（例：カスタマーサクセスチームへの引き継ぎ）
また、データ移行のプロセスも事前に計画する必要があります。
- 既存のデータソース（Excel、旧CRM、名刺管理ツールなど）を洗い出し、移行の優先順位を決める
- クリーンなデータを保持するためのルール（例：取引先名の表記揺れを統一する）を策定
- データ移行後のテストや検証を実施し、実際の運用で問題がないか確認
データ移行時には特にテストや検証を慎重に行うことが求められます。SalesforceやMarketoといった大規模組織で使用されるCRMからの移行には特に注意が必要です。
導入プロセスを計画し、段階的に実施する
オンボーディング全体で、実装を計画通り進めることが重要です。すべての関係者は、HubSpotを導入することが組織にとって正しいことを認識する必要があります。
計画通りに進めるためにも、まず詳細なプロジェクト計画を策定することが不可欠です。この計画には、導入の各フェーズにおける具体的なタスクやマイルストーン、各担当者の役割、スケジュールなどを明確に定義する必要があります。
Quick Win
HubSpotに限らず、新しいシステムを組織に導入する際には、そのシステムのコア機能を早期に実装し、あとで追加部分を導入するのがおすすめです。
レコード操作画面と取引パイプライン、タスク、リマインダーといったSFAの重要機能だけを先に実装し、ナーチャリング・シーケンスなどの営業フォローの自動化を後で実装する
HubSpotは非常に多くの機能を持っています。そしてその機能は日々のアップデートにより増加していきます。そのため、HubSpotの実装を単発のプロジェクトとして考えるのは避けましょう。
導入フェーズで全てを整えようとするのではなく、組織にHubSpotが馴染んでいくタイミングで、徐々に必要なものを取り入れていくのが大事です。
もしHubSpotの使い方や運用についてお悩みがあればぜひお気軽にご相談ください。
